Tipps für effektivere Videokonferenzen

22.06.2020 09:03

Videokonferenzen gewinnen in der heutigen, global stark vernetzten Arbeitswelt an immer
mehr Bedeutung. Bewerbungsgespräche, projekt-basierte Meetings, wichtige
Verkaufsgespräche, Seminare oder regelmäßige Konferenzen finden heute oft im virtuellen
Raum statt. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten.


Videokonferenzen liegen im Trend. Zum einen weil das Arbeiten im Home-Office spätestens
seit der Corona-Krise weit verbreitet ist, aber auch weil in unserer globalisierten Welt
zwischen den Beteiligten von Projekten oft Hunderte und Tausende von Kilometern liegen.
Mithilfe von Videokonferenzen können diese Distanzen überwunden werden – ohne dabei
für Business-Trips tief in die Tasche greifen und viel Zeit in Geschäftsreisen investieren zu
müssen. Videokonferenzen sind die Gegenwart und Zukunft der Meeting-Kultur. Deshalb ist
es allerhöchste Zeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Mit unseren Tipps und
Tricks können Sie Ihre virtuellen Konferenzen effektiver und strukturierter gestalten, so dass
Sie das Maximale aus ihren Meetings herausholen können.

Vor der Videokonferenz:


Abgesehen davon, dass sich Meetings per Videokonferenzen in einem virtuellen Raum
abspielen, gibt es – zumindest inhaltlich – kaum Unterschiede zum klassischen Treffen im
Büro oder Konferenz-Saal. Wie beim traditionellen Meeting, so ist auch bei
Videokonferenzen die Vorbereitung das A und O. Investieren Sie im Vorfeld genügend Zeit
in die Organisation, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Folgende Punkte
gilt es im Rahmen dessen zu beachten:


Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl. Viele Köche verderben den Brei. Je größer die
Teilnehmerzahl, desto größer das Potential, dass das Meeting in einem Chaos
endet. Selbst Kommunikationsforscher haben herausgefunden: Bei Konferenzen mit
mehr als acht Mitgliedern werden die Effizienz und Produktivität in Mitleidenschaft
gezogen. Gehen Sie daher sicher, dass nur Personen an dem Meeting teilnehmen,
die an dem Projekt beteiligt sind und die einen Beitrag zum Meeting leisten können.


● Legen Sie einen klaren Zeitraum für die Konferenz fest. Das ist nicht nur wichtig,
damit Beteiligte ihren Tag einteilen und ihre Anschlusstermine danach richten
können. Es geht auch darum, zu vermeiden, dass Meetings ins Unendliche
hinausgezögert werden. Stundenlange Konferenzen nagen an den Nerven, zerren an
der Geduld aller Beteiligten und führen selten zum gewünschten Ziel. Handelt es sich
bei Ihrem Meeting um eine Besprechung eines komplexen und aufwendigen
Themas, denken Sie darüber nach, ob es nicht sinnvoller wäre, die lange
Sitzungseinheit in mehrere, kürzere Meetings zu unterteilen. Doch auch das andere
Extrem – zu kurz eingeplante Konferenzen – sollten vermieden werden, um zu
verhindern, dass ganze Punkte zu kurz kommen oder am Ende des Meetings im
Stress und in der Hektik überflogen werden.
Gut zu wissen: Videokonferenzen werden von vielen Menschen als anstrengender
wahrgenommen, als physische Meetings. Die Aufmerksamkeitsspanne in virtuellen
Formaten ist nämlich um einiges geringer als in normalen Face-to-Face-Situationen. Halten
Sie die Konferenzen also kurz und knackig.


● Erstellen Sie eine Agenda und lassen Sie diese allen Beteiligten im Vorfeld
zukommen.
Dasselbe gilt für Materialien, die während des Meetings benötigt
werden. So können sich alle Teilnehmer gut vorbereiten.


● Schaffen Sie eine ruhige Atmosphäre. Beseitigen Sie vor Beginn der
Videokonferenzen akustische Störquellen. Die Kugelmikrofone, mit denen viele
Videokonferenzsysteme ausgestattet sind, nehmen nämlich im Gegensatz zu
Richtmikrofonen alle Geräusche um sie herum gleichmäßig auf – so auch
Hintergrundgeräusche wie der Straßenlärm vom offenen Fenster oder das
Handyklingeln. Um konzentriert und ungestört konferieren zu können, sollten Sie also
im Vorfeld sichergehen, dass Sie sich in einer ruhigen Umgebung befinden. Doch
auch eine angenehme Beleuchtung ist ausschlaggebend für eine
Meeting-Atmosphäre, in der sich alle Beteiligten wohlfühlen und konzentrieren
können. Verzichten Sie auf Gegenlicht und direktes Sonnenlicht und schaffen Sie
stark reflektierende Gegenstände aus dem Bild.


Kümmern Sie sich um die richtige Technik. Videokonferenzen können theoretisch
von jedem Endgerät mit Internetverbindung und Monitor durchgeführt werden.
Üblicherweise kommt ein Laptop oder Videokonferenzsystem zum Einsatz. Für
professionelle Besprechungen mit mehreren Teilnehmern sollten Sie jedoch auf eine
leistungsfähige Konferenztechnik mit Beamer und – je nach Bedarf – mit mehreren
Monitoren zurückgreifen. Die Kamera sollte dann mindestens über Full-HD verfügen,
sodass Sie Ihr Gegenüber gut sehen können. Darüber hinaus sollten Mikrofone,
Lautsprecher oder Freisprecheinrichtungen bestenfalls mit einem Echo-Canceller
ausgestattet sein, der auch bei einer schlechten Raumakustik extremes Hallen
unterdrückt.


● Machen Sie sich vorab mit dem Videokonferenzsystem vertraut. Sollte Ihnen
das Videokonferenz-System, das Sie verwenden, neu sein, dann machen Sie sich im
Vorfeld des Meetings damit vertraut. So vermeiden Sie technische Schwierigkeiten,
die während der Konferenz unprofessionell und schlecht organisiert wirken. Gehen
Sie außerdem sicher, dass die Kamera, der Ton und die Internetverbindung richtig
eingerichtet werden. Nachjustierungen sollten im Idealfall vermieden werden.


Tipp: Nachdem Sie alles passend eingestellt haben, können Sie auch einen
Probedurchgang starten und das System mit einem Kollegen testen. So können Sie prüfen,
ob der Ton passt, das Bild stimmt und die Internetverbindung den Anforderungen entspricht.


● Räumen Sie Ihren Rechner auf und schließen Sie unnötige Tabs. Im Normalfall
verfügt Ihr Videokonferenzsystem über die Funktion des Desktop-Sharings. Diese
erlaubt es Ihnen, Ihren Desktop mit den anderen Teilnehmern zu teilen. Oft können
andere im Rahmen dessen sogar auf Ihren Bildschirm zugreifen. Diese Funktion hilft
beim gemeinsamen Bearbeiten einer Präsentation oder eines Dokuments. Aber
Achtung: Wer auf das Desktop-Sharing nicht vorbereitet ist, läuft Gefahr,
unangebrachte Inhalte zu teilen. Urlaubsfotos, private E-Mails oder geheime
Dokumente haben in professionellen Meetings nichts verloren. Schließen Sie im
Vorfeld also alle Tabs, die Sie für das Meeting nicht brauchen und achten Sie darauf,
dass Ihr Desktop-Hintergrund keine peinlichen oder zu intimen Einblicke in Ihr
Privatleben gewährt.


● Achten Sie auf einen passenden Hintergrund: Ob Sie die Videokonferenz im Büro
abhalten oder doch spontan Ihre eigenen vier Wände, die Küche oder das
Wohnzimmer zu einem Konferenzsaal umfunktionieren: Vergessen Sie nicht, für
einen angemessenen Hintergrund zu sorgen. Manchmal kommt man nicht
drumherum, seinen Kollegen eine private Seite von sich zu zeigen, es lässt sich nur
schwer vermeiden, Einblicke in die eigene Wohnung zu geben. Nichtsdestotrotz gibt
es einige Tipps, die Sie befolgen können, um Ihren Hintergrund besonders
“vorzeigbar” zu machen: Vermeiden Sie Plätze, die einen freien Blick in einen
ganzen Raum gewähren. Für Ihre Mitarbeiter bringt das nämlich besonders viele
Störfaktoren mit sich. Hinzu kommt, dass Mitbewohner, Partner oder die Kinder
ständig durchs Bild laufen könnten. Am besten ist es also, seinen Arbeitsplatz in
einem ruhigen, wenn möglich sogar abgetrennten Raum einzurichten. Am besten
setzen Sie sich während der Konferenz rücklings zu einer Wand. Achten Sie auch
darauf, dass Sie sich nicht in die unmittelbare Nähe eines Fensters setzen. Vor allem
dann, wenn das Fenster im Hintergrund zu sehen ist, führt das zu einem extrem
grellen Licht. Durch den Kontrasteffekt sind Sie für Ihre Kollegen kaum mehr
sichtbar.
Doch auch der Blick aus dem Fenster ist nicht ideal: Wenn Sie lange Zeit gegen das
grelle Tageslicht schauen, kann das zum einen Ihre Augen enorm belasten und
außerdem einen ermüdenden Effekt auf Sie haben. Am besten sitzen Sie sich im
90-Grad-Winkel zum Fenster.
Die Wand, die sich hinter Ihnen befindet sollte schlicht und idealerweise einfarbig
sein. Wild gemusterte Tapeten oder Foto-Wände lenken Ihre Mitarbeiter nur unnötig
ab. Sie müssen aber nicht zwingend dafür sorgen, dass Sie eine völlig leere Wand
im Hintergrund haben. Vor allem Pflanzen oder einfache Kunstgegenstände bringen
Dynamik ins Bild und wirken beruhigend auf die Video-Konferenz-Teilnehmer.


● Angemessene Kleidung wählen: Wie sieht der “Dresscode” in Ihrer Firma aus?
Business-Casual? Müssen Sie jeden Tag im ganzen Anzug oder Kostüm
aufkreuzen? Oder geht es bei Ihnen in der Arbeit ganz locker und lässig mit Jeans
und T-Shirt zu? Orientieren Sie sich bei der Wahl der Kleidung am normalen
“Dresscode” ihrer Arbeit. Wenn Sie in einem jungen, hippen Start-Up-Unternehmen
arbeiten, bei dem alle in Kapuzenpullis und mit Schildkappen rumlaufen, können Sie
sich auch bei Videokonferenzen locker-lässig anziehen. Arbeiten Sie jedoch in einem
konventionellen Umfeld, dann greifen Sie doch besser zum weißen Hemd oder zur
Bluse. Aber auch im Hinblick auf die Kleidung lautet die Devise: Verzichten Sie auf
verrückte Farben und schrille Muster, denn auf dem Monitor wirkt das unruhiger als
im direkten Kontakt und sorgt für Ablenkung.


Während der Videokonferenz:


● Bestimmen Sie einen Moderator und setzen Sie klare Sitzungsregeln fest. Nur
so können Sie garantieren, dass nicht fünf Personen auf einmal reden und sich
gegenseitig ins Wort fallen. Der Moderator verteilt das Rederecht, leitet das Meeting
und weist zu Beginn daraufhin, welche Themen besprochen werden müssen, aber
auch welche Ziele das Meeting hat. Vor allem bei transkontinentalen
Videokonferenzen, bei denen es zu Übertragungsverzögerungen kommen kann, ist
ein strukturierter, von einer Person moderierter Ablauf, von großer Bedeutung.


Tipp: Wie in der Schule, kann auch bei Videokonferenzen das Handheben helfen, um zu
sehen, welche Person etwas zu sagen hat.


● Machen Sie eine Vorstellungsrunde. Das mag kindisch klingen, hilft aber dabei,
sich mit den Gesprächspartnern, zwischen denen oft Tausende von Kilometer liegen,
vertraut zu machen. Schließlich würden sich auch Teilnehmer einer traditionellen
Konferenz vor dem Meeting einander bekannt machen, sich vorstellen, sich die Hand
geben. Versuchen Sie diese Etikette auch im virtuellen Raum beizubehalten. Im
besten Fall sollte sich jede Person in wenigen Sätzen vorstellen und erklären, welche
Rolle sie in dem Projekt einnimmt, für welche Aufgaben sie zuständig ist. Als
Alternative zur Vorstellungsrunde, können Sie auch übergroße Namensschilder, die
selbst auf dem Bildschirm noch zu lesen sind, verwenden.


● Warten Sie etwas auf die Antworten. Durch die Zeitversetzung ist es wichtig, nach
jedem Beitrag kurze Pausen einzubauen. Wenn eine Person fertig geredet hat, sollte
sie wenige Sekunden auf Reaktionen der anderen warten. Durch die
Übertragungsverzögerung kann es nämlich dazu kommen, dass die zugeschalteten
Personen nie die Chance haben, sich zu Wort zu melden. Versuchen Sie deshalb
das Tempo des Meetings so anzupassen, dass alle Beteiligten die Möglichkeit
haben, sich einzubringen, auch wenn sie die einzelnen Beiträge ein wenig versetzt
hören.


● Schreiben Sie ein Protokoll. Wie in traditionellen Meetings ist das Erstellen eines
Protokolls auch bei Videokonferenzen eine gute Möglichkeit, um die Ergebnisse des
Treffens zu dokumentieren. Im Idealfall werden nicht nur wichtige Beschlüsse darin
aufgenommen und begründet, sondern auch alle daraus resultierenden
Handlungsweisen protokolliert. Die dafür verantwortliche Person kann die Mitschrift
im Anschluss an alle Teilnehmer der Konferenz schicken, damit diese sie für die
Nachbereitung und die nächsten Schritte des Projekts zur Verfügung haben. Gut
geführte Protokolle sind obendrein ein guter Weg, um jene Personen über die
Fortschritte zu informieren, die zwar Teil des Projekts oder der Arbeitsgruppe sind,
aber verhindert waren, am virtuellen Treffen teilzunehmen. Auch Missverständnisse
oder Missinterpretationen, die im Nachhinein auftreten können, können durch
sorgfältiges Protokollieren vermieden werden.


Fazit: Videokonferenzen sind das optimale Mittel, um zeit- und geldsparend Meetings
zwischen Menschen abzuhalten, die sich nicht in derselben Umgebung befinden. Wer
Besprechungen im virtuellen Raum als effektives Arbeitsinstrument nutzen will, sollte jedoch
auf eine akribische Vorbereitung achten und für passende Rahmenbedingungen sorgen. Nur
so können Sie einen reibungslosen Ablauf und ein zielorientiertes Meeting garantieren, das
Sie in Ihrem Projekt weiterbringt.